Як компанія зі штатом понад 100 співробітників скоротила навантаження HR на адаптацію новачків на 60–70%
Для торгово-виробничої компанії ProPersonal створила єдиний цифровий процес онбордингу та внутрішньої HR-комунікації через Telegram. Нові співробітники отримують необхідну інформацію послідовно, відповідно до етапу адаптації. HR бачить прогрес кожного новачка, а працівники можуть у будь-який момент отримати відповіді на типові організаційні запитання.
Коротко про результат
- Компанія: торгово-виробничий бізнес.
- Штат: понад 100 співробітників.
- Термін упровадження: 23 дні.
- Навантаження HR на онбординг: скоротилося на 60–70%.
- Ручний супровід одного новачка: до 30 хвилин.
- Орієнтовна вартість подібного рішення: від $1 200.
Завдання бізнесу
Адаптація нових співробітників була неструктурованою і значною мірою залежала від особистої участі HR. Інформація передавалася через електронну пошту, робочі чати та усні пояснення. На інструктажі, нагадування і відповіді на повторювані запитання HR витрачав по 3–4 години на кожного нового працівника.
Через відсутність єдиної системи:
- новачки не завжди розуміли, де шукати правила, інструкції та документи;
- одна й та сама інформація регулярно пояснювалася вручну;
- відповіді на запитання про відпустки, лікарняні та внутрішні процедури залежали від доступності HR;
- компанія не бачила цілісної картини проходження адаптації;
- онбординг відрізнявся залежно від відділу та відповідальної людини;
- внутрішні знання були розпорошені між різними джерелами.
Зі зростанням штату такий процес ставав дедалі складніше контролювати й масштабувати.
Рішення ProPersonal
Ми побудували єдиний цифровий процес онбордингу та HR-комунікації через Telegram. Він став звичним і доступним для співробітника каналом, через який новачок послідовно проходить усі необхідні етапи адаптації.
Система:
- знайомить нового працівника з компанією, правилами та внутрішніми процедурами;
- надає необхідні матеріали відповідно до етапу онбордингу;
- нагадує про заплановані дії;
- відповідає на типові HR-запитання у режимі 24/7;
- фіксує проходження матеріалів і прогрес адаптації;
- формує для HR зрозумілу картину щодо кожного нового працівника.
HR більше не потрібно вручну надсилати однакові інструкції, повторювати базову інформацію та контролювати кожен крок адаптації.
Централізована база знань для співробітників
Окремою частиною рішення стала структурована база знань компанії. У ній зібрана актуальна інформація про:
- правила роботи в компанії;
- внутрішні політики;
- необхідні документи;
- відпустки та лікарняні;
- організаційні процедури;
- відповіді на найпоширеніші запитання співробітників.
HR оновлює інформацію в одному місці, після чого працівники отримують актуальні відповіді без додаткових розсилок і повторних пояснень. Це особливо важливо для компаній, у яких правила, документи або внутрішні процеси регулярно змінюються.
Результати впровадження
- весь процес адаптації переведено в єдиний Telegram-інтерфейс;
- навантаження HR на онбординг скоротилося на 60–70%;
- ручний супровід одного нового співробітника займає не більше 30 хвилин;
- новачки отримують інформацію послідовно й у зрозумілому форматі;
- типові HR-запитання обробляються автоматично;
- створено централізовану базу знань, яку легко підтримувати в актуальному стані;
- проходження онбордингу та прогрес кожного працівника фіксуються автоматично;
- процес адаптації став стандартизованим, прозорим і керованим.
Термін упровадження рішення — 23 дні.
Результат для бізнесу
Головний результат упровадження — не просто економія часу HR. Компанія отримала відтворюваний процес адаптації, який не залежить від завантаженості конкретного працівника HR-відділу та може масштабуватися разом зі зростанням команди.
Кожен новий співробітник отримує однаковий стандарт онбордингу, а керівництво може бачити, як проходить адаптація і на якому етапі виникають труднощі.
Кому підходить таке рішення
Автоматизація онбордингу актуальна для компаній, які:
- регулярно наймають нових співробітників;
- мають штат від декількох десятків людей;
- працюють із різними посадами, відділами або філіями;
- витрачають багато часу HR на повторювані інструктажі;
- не мають єдиної актуальної бази знань;
- хочуть стандартизувати адаптацію і зменшити залежність процесу від окремих працівників.
Термін і орієнтовна вартість упровадження
Термін реалізації подібного рішення — від 23 днів. Орієнтовна вартість автоматизації онбордингу та HR-комунікації — від $1 200.
Остаточна сума залежить від кількості сценаріїв онбордингу, структури бази знань, кількості категорій співробітників, необхідних інтеграцій і стану внутрішніх HR-процесів.
З чого починається впровадження
Перед автоматизацією ProPersonal аналізує чинний процес онбордингу: які етапи вже описані, де зберігаються внутрішні матеріали, які запитання повторюються найчастіше та що потрібно систематизувати до початку технічної реалізації.
Це дозволяє автоматизувати не хаотичний набір дій, а зрозумілий і керований HR-процес.
Хочете автоматизувати онбординг у своїй компанії?
Запишіться на діагностику бізнес-процесів. Ми визначимо, що вже готове до автоматизації, що потрібно попередньо систематизувати і який результат може отримати компанія після впровадження.